Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu henkilötietolain (523/1999, 10 ja 24 §) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Päivitetty: 2.9.2024
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Valakia Interactive Oy (2718405-7)
Kauppaneliö 13
60120 SEINÄJOKI
📧 info@valakia.fi
📞 050 541 3014
(jäljempänä ”Valakia”)
Yhteyshenkilö:
info@valakia.fi
050 541 3014
2. Rekisterin nimi
Valakian asiakas- ja käyttäjärekisteri
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- tuotteidemme ja palveluidemme tuottaminen, toteuttaminen ja kehittäminen
- sopimus- ja muiden lupaustemme sekä lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttäminen
- laskuttaminen ja taloushallinto
- asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen, asiakaspalvelu sekä uusasiakashankinta
- markkinoinnin ja myynnin tukeminen sekä liidien tunnistaminen ja analysointi (HubSpot ja Leadfeeder)
- kävijämäärien ja liikenteen lähteiden tarkastelu sekä verkkokäyttäytymisen analysointi (Google Analytics)
- asiakaspalvelun kehittäminen (Crisp Chat)
- tietoturvan varmistaminen ja parantaminen (WordFence, Jetpack)
- sivuston ylläpidon ja hallinnan mahdollistaminen (WordPress)
4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja palvelujen toteuttamiseksi
- sopimuksen täytäntöönpanoon
- rekisteröidyn antamaan nimenomaiseen suostumukseen (esimerkiksi evästeet ja markkinointiseuranta)
5. Käsittelemämme henkilötiedot
Käsittelemme vain toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla:
- perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- yritystiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite
- laskutustiedot ja laskutushistoria (kirjanpitolain mukaisesti)
- yhteydenottojen ja lomakkeiden sisältämät tiedot (HubSpot-lomakkeet)
- tekniset tiedot: IP-osoite, selaintiedot, liikenteen lähde
- käyttäjätiliin liittyvät tiedot (käyttäjänimi, nimimerkki)
IP-osoitteita voidaan käsitellä myös tietoturvan parantamiseksi ja haittaliikenteen tunnistamiseksi.
Ilman välttämättömiä henkilötietoja emme voi toimittaa tuotteita ja palveluja turvallisesti ja sovitulla tavalla.
6. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista:
- asiakassuhteen hoitamiseksi
- palvelun tuottamiseksi
- lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Google Analytics -tiedot anonymisoidaan ja poistuvat viimeistään 26 kuukauden kuluttua.
Crisp Chat-, WordFence-, HubSpot- ja Leadfeeder-tiedot säilytetään palveluntarjoajien GDPR-käytäntöjen mukaisesti.
7. Tietojen keruu
Saamme tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:
- yhteydenottolomakkeiden (HubSpot) kautta
- asiakassuhteen aikana
- sivuston käytön yhteydessä
Lisäksi tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä (esim. YTJ).
Sivustolla käytettävät HubSpot-lomakkeet tallentavat annetut tiedot HubSpotin asiakkuudenhallintajärjestelmään.
Sivuston kävijäliikennettä seurataan myös Leadfeeder-ohjelmistolla, jonka avulla tunnistetaan yrityskävijöitä IP-osoitteen perusteella. Leadfeeder ei tunnista yksityishenkilöitä.
8. Henkilötietojen luovutukset
Emme myy tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
Tietoja voidaan käsitellä Valakian lukuun kolmansien osapuolten palveluissa (esim. HubSpot, Leadfeeder, Google), jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.
9. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Osa käyttämistämme palveluista (esim. HubSpot ja Leadfeeder) voi käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella.
Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojamekanismeja, kuten EU:n mallisopimuslausekkeita (SCC).
10. Evästeiden (cookies) käyttö
Sivustolla käytetään evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi, analytiikkaan, markkinointiin ja suostumusten hallintaan.
Välttämättömät evästeet
- PHPSESSID – ylläpitää käyttäjän istuntoa
- cmplz_banner-status, cmplz_policy_id, cmplz_functional – evästevalintojen hallinta
Suostumusten hallinta (Complianz)
- cmplz_preferences, cmplz_statistics, cmplz_marketing, cmplz_consented_services
Analytiikka (Google Analytics)
- _ga, _ga_SENPVHKW1K
Markkinointi ja liidiseuranta
HubSpot:
- hubspotutk, __hstc, __hssc, __hssrc
Leadfeeder:
- _lfa, _lfa_test_cookie_stored
Liikenteen lähdeseuranta (Sourcebuster)
- sbjs_current, sbjs_current_add
- sbjs_first, sbjs_first_add
- sbjs_session, sbjs_udata, sbjs_migrations
Muut
- pum-23897 – Popup Maker -eväste
Evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen ja niitä hallitaan evästebannerin kautta.
11. Rekisterin suojaus
Henkilötiedot on suojattu teknisesti ja organisatorisesti asianmukaisin keinoin (palomuurit, SSL, salasanat, varmuuskopiointi).
Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joille se on työtehtävien kannalta tarpeellista.
12. Automaattinen päätöksenteko
Emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä tai profilointia GDPR:n artiklan 22 tarkoittamalla tavalla.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkistaa itseään koskevat tiedot
- pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
- rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- peruuttaa antamansa suostumus
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 1 mainittuihin yhteystietoihin.
14. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla sivustollamme.
